La deuda discutida que inscribió es una condena en marcha

Su empresa inscribió a un cliente en un fichero de morosidad. La factura estaba impagada, sí. Pero el cliente la discutía: reclamaba un defecto en el servicio, negaba parte del importe, tenía abierta una reclamación. Meses después llega una demanda por vulneración del derecho al honor. No la firma un abogado imaginativo: la sostiene una línea jurisprudencial estable, repetida por varias Audiencias Provinciales, que su empresa desconocía.

Este artículo explica esa línea. Primero, lo que cuesta. Después, por qué.

La regla: ciertas, vencidas, exigibles e indudables

El artículo 5 del RGPD consagra el principio de calidad del dato: los datos personales que se tratan deben ser exactos, veraces y actualizados. Aplicado a los sistemas de información crediticia, los tribunales lo han convertido en un filtro de cuatro condiciones. La deuda que usted comunica debe ser:

• Cierta: existe, está documentada y no depende de una interpretación favorable a usted.
• Vencida: el plazo de pago ha expirado. Una cuota futura no es inscribible.
• Exigible: usted puede reclamarla ya, sin condición pendiente que lo impida.
• Indudable: nadie la está discutiendo de forma seria. Ni en un juzgado, ni en una hoja de reclamaciones, ni en un correo en el que su cliente niega deber ese importe.

La misma Audiencia lo había dicho ya en la SAP Orense 629/2021, de 29 de diciembre: quien utiliza un medio extraordinario de presión como un registro de morosidad debe garantizar la exactitud del dato que inscribe. No es una recomendación de buenas prácticas. Es la condición de licitud del tratamiento.

«Discutida» significa exactamente eso

Aquí es donde caen la mayoría de las empresas. La deuda discutida no deja de ser inscribible solo cuando el cliente tiene razón. Deja de ser inscribible cuando existe una controversia seria sobre ella, tenga razón quien la tenga. El fichero de morosos no es un instrumento para ganar la discusión: es un registro de insolvencias constatadas. Usarlo como palanca de cobro sobre una deuda litigiosa es, en palabras de los tribunales, un acto ilícito.

La SAP Orense 385/2023, de 13 de junio, lo formula con claridad: la normativa descansa sobre los principios de prudencia, ponderación y veracidad, y cualquier divulgación de información que no cumpla la calidad exigida por el artículo 5 constituye un acto ilícito capaz de vulnerar, además, el derecho al honor del afectado. Es decir: al incumplimiento de protección de datos se le suma la vía indemnizatoria por honor. Dos frentes, una sola cláusula de facturación mal gestionada.

La exactitud no es una foto: es una obligación continua

Supongamos que la deuda era impecable cuando la inscribió. El cliente paga después, o paga parte, o usted acuerda una quita. Si el fichero sigue reflejando el dato antiguo, su empresa vuelve a estar en infracción. El artículo 5.1.d) RGPD obliga a mantener el dato exacto de forma permanente, no solo el día de la inscripción.

Traducción operativa: su circuito de recobro necesita un mecanismo que conecte cada cobro, acuerdo o disputa sobrevenida con la actualización inmediata del fichero. Si esa conexión depende de que alguien se acuerde, no existe.

Cumplir sin poder probarlo es no cumplir

Segunda capa del problema, y la más incómoda. El artículo 5.2 RGPD —responsabilidad proactiva— invierte la carga: no es el afectado quien debe demostrar que su deuda era discutida; es su empresa quien debe demostrar que era cierta, vencida, exigible e indudable, y que actuó con diligencia. En el pleito, el silencio documental juega contra usted.

La SAP Madrid 123/2026 lleva el mismo principio un paso más allá: en relación con el artículo 6.4 RGPD, corresponde exclusivamente al responsable determinar y demostrar que la finalidad con la que usa los datos es compatible con aquella para la que los recogió. Determinar y demostrar. Si su empresa decidió inscribir, pero no dejó rastro de cómo verificó la deuda, habrá cumplido a medias. Y a medias, ante un juez, es nada.

Qué debería poder enseñar mañana mismo

Piense en la última inscripción que ordenó su departamento de recobro. Si mañana llegara la demanda, ¿podría poner sobre la mesa, sin improvisar, este expediente?

• El contrato y las facturas que documentan que la deuda es cierta y está vencida.
• La constancia de que, a la fecha de inscripción, no existía reclamación ni disputa abierta del cliente.
• El criterio escrito con el que su empresa decide qué deudas se comunican y cuáles no.
• El registro de actualizaciones: qué pasó en el fichero cuando el cliente pagó o discutió.

Si alguna de las cuatro piezas falta, su exposición no es teórica. Es el primero de los cinco errores que más condenas están generando en ficheros de morosidad, y el que menos margen de defensa deja, porque el defecto queda escrito en el propio fichero.

La buena noticia: es un riesgo medible. Puede saber hoy, con sus propias respuestas, en qué situación está su empresa antes de que se lo diga una demanda. El Test de Exposición recorre precisamente estos puntos —calidad del dato, información al cliente, diligencia probatoria— y le devuelve un diagnóstico inmediato.