签署（或复核）合同之前
1. 确认合同指明了具体的登记机构
条款必须以名称指明数据将被通报至哪一个系统：Asnef-Equifax、Badexcug/Experian 或其他相应机构。笼统的表述——「失信人员登记系统」「偿付能力登记簿」——不算数：在法院看来等同于从未告知。缺少这项信息，每一笔未经事先付款催告的登记都可能变成一份判赔。（SAP Vizcaya 265/2022，2022年6月15日）
2. 核实条款载有「通用数据保护条例」（GDPR）第13条要求的全部信息
只指明登记机构还不够。条款还必须满足第13条的其余要求（特别是第1款e项与第2款）：数据接收方、保存期限、当事人权利。不完整的条款等同于不存在的条款，并会使贵公司负有发出事先付款催告的义务。（SAP Orense 629/2021，2021年12月29日）
3. 如果合同不满足第 1、2 项，请发出具有证明效力的事先付款催告
没有有效条款时，事先付款催告不是礼节，而是义务。它必须在登记之前告知欠款人可能被列入某个具体的登记机构。以 burofax（带内容认证的挂号函件）附内容证明与送达回执寄出，只需几欧元；不寄出，可能让贵公司付出数千欧元的判赔。（SAP Vizcaya 136/2022，2022年5月27日）
可直接取用并改写的文本，见事先付款催告注释范本。
通报欠款之前
4. 确认该欠款确定、已到期且可请求履行
只有毫无疑问的欠款才可以通报。如果存在未成就的条件、尚未届至的期限，或者对欠款是否存在有任何疑问，那么即便欠款人确实欠钱，该登记也是违法的。（SAP Orense 231/2026，2026年4月10日）
5. 确认欠款人未以书面方式对该笔欠款提出争议
一份索赔、一张异议单或一起正在进行的诉讼，都会使该笔欠款成为诉争中的欠款。通报有争议的欠款属于违法行为，还可能同时侵害名誉权，而这会让这一错误的账单成倍增加。（SAP Orense 385/2023，2023年6月13日）
6. 核实金额准确且已更新
不能多出一欧元，不能算错利息，也不能漏扣部分还款。数据必须准确并保持更新；不准确的数据必须立即更正或删除。金额一旦有误，一笔真实的欠款也会变成一次须予赔偿的登记。（SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
在认定卷宗可以归档之前
7. 备齐证据卷宗
已签署的合同、发票、欠款明细、已寄出的催告与送达回执。在这类官司中，做到了还不够：证明自己做到了的举证责任在贵公司。无法证明的事，在法官眼中就是不存在。（SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日）
8. 确保数年之后仍能调取该卷宗
索赔可能在登记很久之后才到来。如果开庭当天没有人找得到合同或送达回执，那么即便当初一切都做对了，贵公司仍会败诉。请明确每份卷宗归档在何处、由谁负责。（SAP Madrid 123/2026）
9. 通报之前核验欠款人身份
如果发生了身份冒用而贵公司登记了被冒用者，过错将被推定由贵公司承担：要免除责任，就必须证明已采取适当的审慎措施。请在通报之前比对身份与证件材料，并为这次核查留下痕迹。（SAP Madrid 273/2024）
通报之后
10. 设立简便且免费的删除渠道，并建立收件登记
被登记人有权要求删除其数据，贵公司有义务为其提供简便且免费的程序。请按收到日期登记每一份请求：这份登记既是贵公司的计时器，也是贵公司的证据。（SAP Barcelona 307/2023）
11. 对每一份删除请求，在一个月期限内作出明确答复
即便贵公司认为该请求不成立，即便贵公司并无该申请人的数据，也要答复。答复必须明确，并在一个月内送达（延长两个月只在案情复杂、且已在第一个月内告知申请人时才可以）。沉默同样会被判赔。（SAP Barcelona 307/2023）
12. 收到还款后立即注销或更新该数据
欠款一经收讫，登记系统中的数据即为不准确，必须立即删除或更正（GDPR 第5条第1款d项）。一项起初合法的处理行为，可能仅仅因为时间流逝而不再合法。在登记系统中多留一天，赔偿就多累积一天。（SAP Asturias 412/2024，2024年10月3日；SAP Alicante 33/2024）
如何使用这份清单
- 把它变成流程中的必经步骤：未过一遍清单，任何人不得通报欠款。
- 记录由谁、在何时过了这份清单。这条痕迹就是审慎义务的证据。
- 任何一项不过关就不要通报，先纠正。推迟登记不花一分钱；不当登记要花数千欧元。
- 当贵公司的标准合同、催告范本或通报对象登记机构发生变化时，请重新检视这份清单。
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