Antes de firmar (o de revisar) el contrato
1. Compruebe que el contrato nombra el fichero concreto
La cláusula debe identificar por su nombre el sistema al que comunicará los datos: Asnef-Equifax, Badexcug-Experian o el que corresponda. Las fórmulas genéricas —«ficheros de morosidad», «registros de solvencia»— no valen: para el tribunal es como no haber informado. Y sin esa información, cada inclusión sin requerimiento previo es una condena en potencia. (SAP Vizcaya 265/2022, de 15 de junio)
2. Verifique que la cláusula contiene toda la información del artículo 13 RGPD
No basta con nombrar el fichero. La cláusula debe cumplir el resto de exigencias del artículo 13 (en particular, 13.1.e y 13.2): destinatarios, plazos, derechos del interesado. Una cláusula incompleta equivale a una cláusula inexistente y le obliga al requerimiento previo. (SAP Orense 629/2021, de 29 de diciembre)
3. Si el contrato no cumple los puntos 1 y 2, envíe un requerimiento previo de pago fehaciente
Sin cláusula válida, el requerimiento previo no es una cortesía: es obligatorio. Debe advertir al deudor, antes de inscribir, de la posible inclusión en el fichero concreto. Enviarlo por burofax con certificación de texto y acuse le cuesta unos euros; no enviarlo puede costarle una condena de miles. (SAP Vizcaya 136/2022, de 27 de mayo)
Tiene el texto listo para adaptar en la plantilla comentada de requerimiento previo.
Antes de comunicar la deuda
4. Confirme que la deuda es cierta, vencida y exigible
Solo pueden comunicarse deudas indudables. Si hay condición pendiente, plazo no vencido o cualquier duda sobre su existencia, la inclusión es ilícita aunque el deudor deba el dinero. (SAP Orense 231/2026, de 10 de abril)
5. Compruebe que el deudor no ha discutido la deuda por escrito
Una reclamación, una hoja de disconformidad o un pleito abierto convierten la deuda en litigiosa. Comunicar una deuda discutida es un acto ilícito capaz de vulnerar además el derecho al honor, y eso multiplica la factura del error. (SAP Orense 385/2023, de 13 de junio)
6. Verifique que el importe es exacto y está actualizado
Ni un euro de más, ni intereses mal calculados, ni pagos parciales sin descontar. El dato debe ser exacto y actualizado; el inexacto debe rectificarse o suprimirse sin dilación. Un importe equivocado convierte una deuda real en una inclusión indemnizable. (SAP Asturias 412/2024, de 3 de octubre)
Antes de dar por cerrado el expediente
7. Complete el expediente probatorio
Contrato firmado, facturas, extracto de la deuda, requerimiento enviado y acuse de recibo. En un pleito de estos, cumplir no basta: la carga de demostrar que cumplió recae sobre su empresa. Lo que no pueda probar, para el juez no existe. (SAP Asturias 412/2024, de 3 de octubre)
8. Asegúrese de poder recuperar ese expediente años después
La reclamación puede llegar mucho tiempo después de la inclusión. Si el día del juicio nadie encuentra el contrato o el acuse, su empresa pierde aunque hiciera todo bien. Defina dónde se archiva cada expediente y quién responde de él. (SAP Madrid 123/2026)
9. Verifique la identidad del deudor antes de comunicar
Si hubo suplantación de identidad y usted inscribe al suplantado, la culpa se presume contra su empresa: para exonerarse tendrá que acreditar medidas de diligencia adecuadas. Contraste identidad y documentación antes de comunicar, y deje rastro de esa comprobación. (SAP Madrid 273/2024)
Después de comunicar
10. Habilite un canal de supresión sencillo y gratuito, con registro de entradas
El afectado tiene derecho a pedir la supresión de sus datos y usted está obligado a facilitarle un procedimiento sencillo y gratuito. Registre cada solicitud con su fecha de entrada: ese registro es su cronómetro y su prueba. (SAP Barcelona 307/2023)
11. Responda expresamente a toda solicitud de supresión en el plazo de un mes
Aunque crea que no procede. Aunque no tenga datos del solicitante. La respuesta debe ser expresa y llegar en un mes (la prórroga de dos meses adicionales solo cabe por complejidad y comunicándola dentro del primer mes). El silencio también se condena. (SAP Barcelona 307/2023)
12. Dé de baja o actualice el dato inmediatamente después del pago
Cobrada la deuda, el dato del fichero es inexacto y debe suprimirse o rectificarse sin dilación (art. 5.1.d RGPD). Un tratamiento que empezó siendo lícito puede dejar de serlo por el simple paso del tiempo. Cada día de más en el fichero es indemnización que se acumula. (SAP Asturias 412/2024, de 3 de octubre; SAP Alicante 33/2024)
Cómo usar esta lista
- Conviértala en un paso obligatorio del circuito: nadie comunica un impago sin haberla repasado.
- Deje constancia de quién la repasó y cuándo. Ese rastro es prueba de diligencia.
- Si un punto falla, no comunique: corrija primero. Una inscripción retrasada no cuesta nada; una inscripción indebida, miles de euros.
- Revísela cuando cambie su contrato tipo, su plantilla de requerimiento o el fichero al que comunica.
Modelo orientativo. No sustituye el asesoramiento jurídico. Lea la declaración de no asesoramiento. © ILP Abogados — www.ilpabogados.com
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